FeedBack – Jak udzielać i otrzymywać informację zwrotną w zespołach?

Odpowiednio przekazany feedback, pomaga pracownikom rozwijać swoje umiejętności, wzmacnia zaangażowanie oraz kształtuje atmosferę otwartości i współpracy. Dla organizacji regularny i konstruktywny feedback oznacza nie tylko lepszą wydajność, ale także większe morale zespołu i wyższy poziom satysfakcji z pracy. W niniejszym artykule omówimy kluczowe techniki udzielania i przyjmowania informacji zwrotnej oraz przedstawimy, jak można wdrożyć kulturę feedbacku w organizacji.

 

Czym jest konstruktywny feedback i dlaczego jest ważny?

Konstruktywny feedback to rodzaj informacji zwrotnej, która służy poprawie i rozwojowi, a nie krytyce samej w sobie. Różni się od krytyki tym, że koncentruje się na zachowaniu, wynikach i faktach, zamiast atakować osobowość pracownika. Dzięki temu pracownicy, zamiast odczuwać frustrację, zniechęcenie czy stres, widzą w feedbacku konkretną wskazówkę i kierunek rozwoju.

Dlaczego jest to tak ważne? Feedback daje pracownikom możliwość regularnego monitorowania swoich postępów oraz lepszego zrozumienia swoich mocnych i słabszych stron. Dla liderów z kolei feedback jest narzędziem do wspierania, motywowania oraz budowania relacji opartych na zaufaniu. W dłuższej perspektywie feedback, stosowany regularnie i odpowiednio, wzmacnia kulturę organizacyjną, poprawia atmosferę pracy i sprzyja współpracy między działami.

Przykład:

  • Zamiast powiedzieć: „Twoje raporty są niedokładne,” można powiedzieć: „Zauważyłem, że w ostatnich raportach pojawiły się pewne nieścisłości. Może spróbujemy znaleźć sposób, aby bardziej systematycznie je przeglądać przed wysłaniem?”

Kluczowe modele i metody udzielania feedbacku

Wybór modelu feedbacku, który będzie pasował do danej sytuacji, może zwiększyć jego skuteczność i pozytywny odbiór. Oto kluczowe modele:

  • Model SBI : Ten model koncentruje się na trzech elementach: sytuacji (Situation), zachowaniu (Behavior) oraz jego wpływie (Impact). Opiera się na konkretnych faktach, co ułatwia odbiór i zrozumienie feedbacku.

    Przykład: „Podczas ostatniej prezentacji (sytuacja) zauważyłem, że przekroczyłeś wyznaczony czas (zachowanie), co sprawiło, że inne osoby miały mniej czasu na omówienie swoich tematów (wpływ).”

  • Technika Kanapki feedbackowej: Polega na rozpoczynaniu rozmowy od pozytywnej informacji, następnie przechodzi do obszarów do poprawy, a kończy się pozytywną motywacją. Technika ta pozwala na łagodniejsze przejście do części krytycznej, a odbiorca łatwiej przyswaja uwagi.
  • Model Start-Stop-Continue: Wskazuje, co pracownik powinien zacząć robić (Start), co przestać (Stop) oraz co kontynuować (Continue). Jest to przejrzysta forma feedbacku, która ułatwia odbiorcy zrozumienie oczekiwań i priorytetów.

Każdy z tych modeli można zastosować w zależności od specyfiki sytuacji, co pozwala na dostosowanie feedbacku do konkretnego odbiorcy i kontekstu.

Praktyczne wskazówki, jak efektywnie przekazywać feedback

Aby feedback był skuteczny i pozytywnie odbierany, warto stosować się do kilku sprawdzonych zasad:

  • Skup się na faktach: Feedback oparty na konkretnych przykładach, zamiast ogólnikowych uwag, ułatwia odbiorcy przyswojenie informacji i zrozumienie, co dokładnie wymaga poprawy.
  • Unikaj emocjonalnych ocen: Feedback powinien być obiektywny, aby nie wywołać defensywnej reakcji odbiorcy, która mogłaby utrudnić zrozumienie istoty przekazu.
  • Zachowaj spokój i jasność przekazu: Spokojny ton i jasny przekaz zwiększają skuteczność feedbacku, sprawiając, że jest on bardziej przystępny i łatwiejszy do zrozumienia.
  • Bądź bezpośredni: Unikaj niejasnych sformułowań i wskazuj konkretne aspekty wymagające poprawy, co pozwoli odbiorcy szybko zrozumieć, na czym powinien się skupić.
  • Wykazuj empatię: Przekazując feedback, pamiętaj o postawieniu się w sytuacji odbiorcy. To pozwoli na dobór odpowiedniego tonu, dzięki czemu osoba przyjmująca feedback poczuje się zrozumiana i wspierana.

Przykłady sytuacyjne:

  • Zamiast powiedzieć: „Nie jesteś wystarczająco szybki,” można powiedzieć: „Zauważyłem, że zadania są oddawane z opóźnieniem. Jak mogę ci pomóc usprawnić ten proces?”

Jak przyjmować feedback i wyciągać z niego wnioski?

Przyjmowanie feedbacku to sztuka, która pozwala pracownikom na ciągłe doskonalenie i rozwijanie swoich kompetencji. Umiejętność odbierania feedbacku w konstruktywny sposób to także fundament do budowania długotrwałych relacji zawodowych.

  • Pozostań otwarty: Podejście do feedbacku z otwartością pozwala na dostrzeżenie korzyści, które mogą z niego wyniknąć, i rozwijanie się poprzez zdobyte wnioski.
  • Zachowaj spokój: Nawet jeśli feedback dotyka trudnych obszarów, spokojne przyjęcie go i danie sobie czasu na refleksję pozwala wyciągnąć z niego realne korzyści.
  • Skoncentruj się na faktach: Analiza konkretów, które można poprawić, daje pracownikowi jasny obraz tego, jak w przyszłości unikać błędów i wdrażać usprawnienia.
  • Zadawaj pytania: W sytuacjach, gdy feedback nie jest w pełni jasny, warto poprosić o doprecyzowanie i konkretne przykłady, które pomogą lepiej zrozumieć jego istotę.

Budowanie kultury otwartości na feedback w zespole

Kultura otwartości na feedback to nie tylko zestaw reguł, ale przede wszystkim podejście oparte na transparentności, dialogu i wzajemnym wsparciu. Aby feedback stał się naturalną częścią życia firmy, warto wprowadzić określone działania, które wzmocnią kulturę otwartości na informacje zwrotne.

  • Regularne sesje feedbackowe: Organizowanie kwartalnych lub miesięcznych spotkań feedbackowych pomaga pracownikom w bieżącym monitorowaniu postępów i sprzyja budowaniu atmosfery zaufania.
  • Ankiety 360 stopni: Przeprowadzanie ankiet, które umożliwiają pracownikom otrzymywanie feedbacku od różnych osób z zespołu, pozwala na uzyskanie szerszej perspektywy i lepsze zrozumienie, jak są postrzegani w organizacji.
  • Spotkania podsumowujące: Po zakończeniu projektu warto zorganizować spotkanie, na którym omawia się zarówno sukcesy, jak i obszary do poprawy. Dzięki temu pracownicy zyskują cenne lekcje na przyszłość.
  • Transparentna komunikacja: Organizacje, które wdrażają politykę „otwartych drzwi”, dają pracownikom możliwość otwartej rozmowy na temat problemów i możliwości rozwoju, co sprzyja budowaniu relacji opartych na zaufaniu i wzajemnym wsparciu.
Autor